Privacyverklaring

Privacyverklaring                                                                                                                                           

 

Inleiding

 

Als u een bezoek bij ons boekt, informatie bij ons opvraagt of als u een samenwerking met ons aangaat dan hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Persoonsgegevens zijn onder andere uw naam, adres en woonplaats. Maar bijvoorbeeld ook gegevens over de samenstelling van uw huishouden en uw persoonlijke contactgegevens.

 Wij gebruiken en beveiligen uw gegevens volgens de eisen van de wet (de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG). Uw persoonsgegevens zijn onderdeel van uw persoonlijke privacy. Deze privacyverklaring is daarom belangrijk. Wij leggen hierin uit welke gegevens wij van u gebruiken en waarvoor. Zo weet u precies hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

 

Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

Klanten;

Stichting Sint en Pietenactie zet zich met al hun vrijwilligers in om uw Sinterklaasseizoen en eigen pakjesavond onvergetelijk te maken. Dit doen wij door het organiseren van evenementen, huis- of bedrijfsbezoek en het aanbieden van online-producten (gepersonaliseerde filmpjes). Voor het kunnen uitvoeren van onze diensten is het noodzakelijk om persoonsgegevens van u als klant op te vragen en vast te leggen. Dit doen wij om bijvoorbeeld:

  • u te kunnen registreren als klant (uw boeking wordt vastgelegd in ons digitale systeem en uw reserveringsgegevens worden gebruikt voor het plannen van de routes tijdens onze actie)
  • uw betalingen te kunnen afhandelen
  • om u op te geven als deelnemer van een evenement

Wij behandelen uw gegevens met de grootst mogelijke zorg en worden alleen gezien door daartoe aangewezen personen binnen onze stichting.

Vrijwilligers;

De gegevens van de vrijwilligers die bij onze stichting aangesloten zijn, worden gebruikt en bewaard voor het maken van afspraken over hun inzet, uitnodigen voor bijeenkomsten van onze stichting en het kunnen ontvangen van onze nieuwsbrieven.

Partners/ sponsoren;

Gegevens van partners/ sponsoren worden gebruikt voor het kunnen opstellen van overeenkomsten die samenhangen met gedeelde belangen in de uitvoering van hun diensten, giften (al dan niet in natura) en voor het uitwisselen van nieuwsberichten die beide partijen dienen.

 

Welke persoonsgegevens hebben we nodig?

Klant;

Boekt u als klant een bezoek bij ons, dan geeft u ons uw persoonsgegevens. Wij gebruiken deze gegevens om de afspraken met u na te komen. Ook gebruiken we deze om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wordt u klant van ons, dan hebben we altijd nodig:

  • Uw naam, adres en woonplaats (of adres waar het bezoek plaats zal vinden)
  • Uw telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • (in het aanmaken van een reservering vragen wij u om persoonsgegevens van aanwezigen tijdens het bezoek, ook minderjarigen. Met het indienen van een reservering, geeft u expliciet toestemming voor het gebruik en opslag van deze gegevens (vanuit de rol van ouder/voogd/ verzorger) voor zolang dit voor deze boeking noodzakelijk blijkt)

 

Vrijwilliger;

Als vrijwilliger vragen wij u om (in ieder geval) de volgende gegevens met ons te delen voor het kunnen nakomen van onderlinge afspraken en het informeren over uw betrokkenheid bij onze stichting:

  • Uw naam
  • Uw telefoonnummer
  • Uw e-mailadres

Soms ben je als vrijwilliger nog geen 18 jaar. Als dit zo is hebben we schriftelijk toestemming van jou ouders/ voogd nodig voor het mogen gebruiken van jouw gegevens. We zullen hierom vragen als je je bij ons opgeeft als vrijwilliger.

 

Gegevens delen met anderen

Al onze contacten;

Uw persoonsgegevens geven wij alleen aan anderen:

  • In de gevallen die zijn genoemd in deze privacyverklaring.
  • Als dit nodig is om gemaakte afspraken met u uit te voeren.
  • Als dit wettelijk verplicht is.
  • Waar wij gebruik maken van derden voor het realiseren van onze producten, worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd en zijn niet te herleiden tot een persoon.

In andere gevallen vragen wij altijd eerst uw toestemming. Wij delen uw gegevens niet voor reclamedoeleinden of commerciële klantenbinding.

 

Nieuwsbrief

Vrijwilligers;

Alle vrijwilligers van onze stichting ontvangen met enige regelmaat een nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen, oproepen voor hulp tijdens evenementen en/ of aankondigingen van belangrijke data, bijeenkomsten of evenementen van onze stichting. Voor de nieuwsbrief gebruiken we slechts de e-mailadressen van u als vrijwilliger. De nieuwsbrief per e-mail bevat een ‘link’ waarmee u zich kunt uitschrijven voor de nieuwsbrief.

 

(Website/ cookies)

Wanneer u onze website bezoekt wordt daarvan informatie geregistreerd. Wij gebruiken hiervoor technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Bewaren van uw gegevens

Klanten;

Van diegenen die bij onze stichting een boeking hebben gedaan voor een bezoek, worden de persoonsgegevens zolang bewaard als dat noodzakelijk is voor de commerciële afhandeling van de boeking. Zodra uw betaling binnen is en het bezoek is uitgevoerd, worden uw gegevens gewist/ vernietigd uit onze bestanden.

Vrijwilligers;

Voor onze vrijwilligers geldt dat hun gegevens zolang bewaard worden als zij aangesloten zijn bij onze organisatie. Middels een schriftelijke afmelding als vrijwilliger aan het secretariaat wordt uitschrijving mogelijk, waarna uw gegevens gewist en vernietigd zullen worden uit ons vrijwilligersbestand.

Partners/ sponsoren;

Voor onze partners/ sponsoren geldt dat hun gegevens zolang bewaard worden als er een samenwerkingsovereenkomst bestaat. Na schriftelijke stopzetting van deze samenwerking, worden uw gegevens gewist en vernietigd uit onze bestanden.

 

Beveiligen van gegevens, geheimhouding

Al onze contacten;

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.  Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en heeft dat nadeel voor u? Dan informeren wij u daarover zo snel mogelijk.

 

Alle personen die zich inzetten voor onze stichting of ten dienste van ons werkzaamheden verrichten en daarbij kennisnemen van Informatie van onze klanten, zijn verplicht tot geheimhouding.

Zij hebben toegang tot de informatie voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun taak.

 

Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Stuur uw vraag of bericht naar Stichting Sint en Pietenactie. U kunt uw vraag ook digitaal stellen via een mailbericht naar pr@sintenpietenactie.nl.

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. Wij adviseren u dan ook om deze verklaring regelmatig te raadplegen, bijvoorbeeld wanneer u nieuwe persoonsgegevens opgeeft.

 

Privacyverklaring versie 2019/1